Что такое стратегические сессии
Стратегические сессии — это формат встречи руководителей, во время которой они обсуждают планы по развитию компании. Этот инструмент помогает:
- оценить текущее положение компании, выявить ее сильные и слабые стороны;
- найти способы избежать проблем или решить уже возникшие;
- определить план действий — конкретные шаги для достижения поставленных целей;
- установить контрольные показатели для измерения успеха.
Стратегическая сессия — это своеобразный мозговой штурм. Так, мы на собрании обсуждаем проблемы и успехи отделов, ставим для каждого из них цели, рисуем схемы и графики на интерактивной онлайн‑доске.
Для этих целей мы выбрали Miro. Этот инструмент позволяет фиксировать в визуальном формате мысли и идеи. При этом доступ к нему есть у всех участников сессии из любой точки мира и с любого устройства.
После этого мы проводим тактическое планирование: руководитель каждого отдела разбивает свои задачи на более мелкие шаги.
Как провести стратегическую сессию
Вот несколько шагов, которые помогут вам справиться с организацией.
Определите частоту встреч
Для проведения стратегических сессий нет фиксированных временных рамок. Одни компании предпочитают устраивать ежеквартальные собрания, а другие могут проводить их раз в полгода или год.
Так что вы можете установить любую удобную именно для вас частоту встреч.
В нашей компании стратегические сессии проводятся один раз в квартал. Затем мы разбиваем намеченные цели на своеобразные спринты. Чтобы это сделать, нужно решить, какие шаги предпринять для решения крупных задач, сколько времени в целом на это потребуется, какие отделы будут задействованы и сколько у них есть ресурсов.
После этого руководители декомпозируют задачи на уровне отдела, если это необходимо. А через 3 месяца мы сверяемся с графиком.
Пригласите нужных людей
То, кого вы пригласите на стратегическую сессию, будет зависеть от перечня вопросов, которые нужно разобрать. Например, если вы проводите совещание для обсуждения общей бизнес‑стратегии, вам следует позвать руководителей отделов. Также можно пригласить менеджеров проектов, которые отвечают за ключевые показатели.
Если же ваша стратегическая сессия посвящена обзору и обсуждению каких‑то данных, стоит привлечь команду, которая собирала эту информацию и понимает её важность.
Выберите удобные для всех дату и время
Назначая дату и время, учитывайте мнение каждого. Избегайте планирования встреч с сотрудниками за день до того, как их необходимо провести. Возможно у них назначено важное совещание или есть горящие задачи, которые они не могут отложить. В итоге вы можете поставить их в неловкую ситуацию.
Сообщая дату, укажите, сколько времени будут занимать сессия. К примеру, в нашей компании на это мероприятие отводится весь рабочий день. И в таком случае важно вовремя делать перерывы, давая себе и коллегам возможность отдохнуть.
Наметьте повестку дня
Повестка дня может включать важные темы, основные этапы сессии, вопросы, которые надо обсудить. Не вносите в неё большое количество пунктов — лучше обозначьте главную тему. Например, это может быть выход на новый рынок.
Отметая лишние вопросы, вы сможете сохранять концентрацию на основной задаче.
В конце стратегической сессии обязательно пройдите еще раз по всей повестке и закрепите достигнутые договоренности.
Попросите участников подготовиться заранее
Руководители должны быть в курсе текущих показателей отдела: уровне загруженности подчинённых, общем объеме задач и так далее.
Также у них должна быть актуальная информация о том, как и когда будут достигнуты ключевые показатели — как в краткосрочной, так и в долгосрочной перспективе. Если руководителям нужно обсудить какие‑то вопросы и проблемы отдела, подготовить их список они тоже должны заранее.
Перед некоторыми стратегическими сессиями может быть полезно не просто разослать повестку встречи, но и подготовить подробный отчет о достигнутом прогрессе по важным задачам. Вы можете обобщить цели и связанные с ними ключевые показатели эффективности в электронных таблицах.
Организуйте собрание
Во время собрания вы должны не просто пройтись по всем вопросам, но и дать людям возможность честно высказаться и выразить своё мнение. Стимулируйте участников делать это, но старайтесь не прерывать других и возвращайтесь к тем, кого прервали.
Часто значительнее эффективнее передать ведение и управление сессией ведущему (модератору). Это позволяет директору переместиться в одно поле с сотрудниками и от контроля проведения мероприятия перейти к активному взаимодействию с руководителями и решению задач.
Делайте заметки во время собрания
Необходимо фиксировать основные тезисы, идеи, данные, сроки и всю остальную важную информацию, которую вы обсуждаете на сессии, так как она пригодится при дальнейшем тактическом планировании.
В каждом отделе всегда есть понимание того, сколько времени необходимо для выполнения той или иной задачи. Это позволяет уже во время сессии намечать ориентировочные сроки.
Руководители обычно фиксируют информацию в процессе, но после сессии также должен быть подготовлен общий отчет.
В нашей компании за это отвечает модератор. То есть он не только организовывает и курирует встречу, но и формирует отчет о принятых решениях.
Попросите дать обратную связь
Благодаря ей вы сможете увидеть различные точки зрения и выяснить, на что коллеги обращают особое внимание. А еще — стимулировать их взаимодействие друг с другом.
Попросите участников писать о любых проблемах. А лучше — используйте приложение для опроса, чтобы увидеть их ответы в режиме реального времени. Например, это могут быть вопросы, касающиеся общего ощущения эффективности сессии и различных организационных моментов, а также пожелания по поводу будущих мероприятий.
Кому подойдёт этот инструмент
Я считаю, что бизнес не может существовать без планирования. Им нужно заниматься всегда — вне зависимости от ниши и формата вашей работы.
Не имея собственной стратегии, вы рискуете неправильно расставить приоритеты или упустить из вида проблемы конкретного отдела, и всё это повлияет на результат всей компании. В итоге рано или поздно внутренние проблемы будут приобретать все больший масштаб и станут губительными для компании.
Стратегические сессии же помогут справиться с ними и наладить рабочий процесс. Поэтому, на мой взгляд, они будут полезны для любых команд, в которых больше 3–4 человек.
Ведь чем больше у вас отделов, отвечающих за отдельные вопросы, тем больше может быть разобщённость руководителей. А с помощью стратегических сессий вы сможете синхронизировать планы компании и обеспечить лучшее взаимопонимание внутри неё.