Календарик
Одной из важнейших функций системы совместной работы является синхронизируемый ежедневник, который позволяет менеджерам максимально эффективно распоряжаться временем своих подчиненных, ставить задачи, а также назначать встречи и совещания на удобное для всех время. Именно поэтому быстрый доступ к ежедневнику является одной из тех вещей, которые могут значительно повысить продуктивность работника.
Возможность быстро посмотреть свое расписание имеется и в Zimbra. Она реализована в виде встроенной функции «Календарик» — небольшого окошка с днями текущего месяца, которое позволяет посмотреть свое расписание на тот или иной день или добавить новое событие в свой ежедневник прямо с основного окна веб-клиента Zimbra. Так, кликнув левой кнопкой мыши по нужной дате в календарике, вы тут же увидите свое расписание на этот день, а кликнув по ней правой кнопкой мыши, вы сможете создать новую встречу, назначенную на этот день.
Отображение «Календарика» включено по умолчанию, однако при желании его можно отключить в разделе «Ежедневник» настроек веб-клиента Zimbra.
Принудительная проверка правописания
Деловая переписка должна быть грамотной. При общении с людьми, которые вас не видят, именно грамотная письменная речь позволяет произвести приятное первое впечатление. Помимо опечаток при наборе текста, ошибки могут закрасться в электронное письмо при копировании и вставке готовых кусков текста, в которые редко кто вчитывается при отправке. Zimbra может помочь вам избежать появления ошибок в письмах.
В настройках веб-клиента Zimbra можно найти функцию под названием «Обязательно проверять правописание перед отправкой сообщения», которая работает именно так, как вы и подумали. После нажатия на кнопку «Отправить», веб-клиент проверяет текст письма на орфографию и выводит на экран предупреждение о найденных ошибках и предлагает либо игнорировать ошибки, либо их исправить.
Как и любая автоматическая проверка правописания, данная функция не гарантирует 100% грамотность в исходящих письмах, однако способна значительно снизить количество опечаток и орфографических ошибок в деловой переписке, а значит позитивно сказаться на имидже предприятия в целом.
Потоки действий
Практически в любом предприятии есть специальный почтовый ящик для приема писем с обращениями, предложениями о сотрудничестве и так далее. Специфика работы данного ящика подразумевает, что фильтрация приходящей на него почты должна либо быть минимальной, либо полностью отсутствовать. Вместе с тем, все полученные письма кто-то должен просматривать и, продираясь сквозь тонны спама, выискивать письма от живых людей. И чем больше писем на такой ящик, тем больше драгоценного рабочего времени тратит на просмотр такого ящика ответственный за него сотрудник. Кроме того, очистка почтовых ящиков от разного рода рассылок и спама может быть востребована и обычными работниками. Можно ли как-то оптимизировать этот мучительный процесс в Zimbra? Как оказалось, да. В этом нам поможет встроенная функция «Поток действий», которая осуществляет фильтрацию почты на стороне клиента.
«Поток действий» позволяет создать отдельную папку в почте пользователя, в которую будут автоматически попадать письма, соответствующие установленным вами фильтрам. Так, например, встроенная функциональность веб-клиента Zimbra позволяет автоматически распознавать и отправлять в «Поток действий» маркетинговые сообщения; сообщения, полученные через списки рассылки; сообщения, в которых ваш адрес не указано в поле «Кому» или «Копия»; а также от людей, которых нет в вашем списке контактов. Благодаря этому в папке «Входящие» будет аккумулироваться гораздо меньше писем, в то время как накопившиеся в «Поток действий» письма можно будет без особой суеты просмотреть в конце рабочего дня и ответить на те из них, которые носят деловой характер.
Помимо четырех перечисленных опций, «Поток действий» позволяет осуществить и более тонкую настройку фильтрации писем. Например, можно создать отдельную папку для маркетинговых писем, отдельную папку для писем, полученных от отправителей, которых нет в списке контактов и так далее. После применения выбранных фильтров, созданные папки начнут автоматически заполняться письмами, позволяя получать в папку «Входящие» только действительно важную почту.